Mencatat Keuangan ke Spreadsheet dengan Hermes

Tujuan alur pencatatan

Pesan keuangan biasanya ditulis dengan bahasa sehari-hari:

Bayar makan 35.000 dari CASH
Terima pembayaran freelance 2.500.000 ke BCA
Pindahkan 500.000 dari BCA ke CASH

Spreadsheet membutuhkan data yang lebih terstruktur: tanggal, deskripsi, nominal, kategori, jenis arus kas, akun asal, akun tujuan, dan kadang hubungan dengan transaksi sebelumnya.

Hermes menjembatani kedua bentuk tersebut melalui alur:

pesan
  → metadata
  → pemilihan rule
  → draf
  → konfirmasi
  → penulisan
  → pembacaan ulang

Spreadsheet belum berubah pada tahap draf. Pengguna masih dapat memeriksa hasil interpretasi Hermes sebelum memberikan izin.

Metadata sebagai sumber rule

Rule, kategori, dan akun dibaca dari Financial Planner yang sedang aktif. Hermes tidak mengandalkan ingatan percakapan untuk menentukan pilihan yang valid.

Metadata yang dibutuhkan meliputi:

• daftar akun;
• daftar kategori;
• rule arus kas;
• format tanggal dan nominal;
• lembar tujuan;
• baris yang tersedia;
• referensi transaksi yang dibutuhkan rule tertentu.

Nama rule dan field aktual tetap mengikuti metadata spreadsheet. Tabel dalam artikel ini menjelaskan perilakunya agar pembaca memahami arah uang dan field yang wajib diisi.

Lima rule arus kas

Setiap transaksi harus dipetakan ke satu rule yang jelas.

Satu pesan dapat berisi beberapa transaksi, tetapi setiap transaksi tetap harus memiliki tepat satu rule. Jika maksudnya ambigu, Hermes perlu bertanya sebelum membuat draf.

Expense atau Spending

Rule ini digunakan ketika uang keluar untuk membeli barang atau membayar layanan.

Beli makan siang 35.000 dari CASH

Field penting:

Cashflow: Spending
Amount: 35.000
Category: Makan/minum
From Account: CASH
To Account: kosong

Akun asal wajib diisi karena saldo berkurang dari akun tersebut.

Income

Rule ini digunakan ketika uang diterima sebagai pendapatan.

Terima pembayaran freelance 2.500.000 ke BCA

Field penting:

Cashflow: Income
Amount: 2.500.000
Category: <kategori-dari-metadata>
From Account: kosong
To Account: BCA

Akun tujuan wajib diisi karena saldo bertambah pada akun tersebut.

Transfer

Transfer memindahkan saldo antar-akun tanpa menciptakan pendapatan atau pengeluaran baru.

Pindahkan 500.000 dari BCA ke CASH

Field penting:

Cashflow: Transfer
Amount: 500.000
From Account: BCA
To Account: CASH

Kedua akun wajib diisi dan tidak boleh sama. Laporan arus kas tidak boleh menghitung transfer sebagai income atau expense.

Piutang baru

Rule ini digunakan ketika uang dipinjamkan kepada pihak lain.

Pinjamkan Andi 500.000 dari BCA

Field penting:

Cashflow: Piutang baru
Amount: 500.000
From Account: BCA
Pihak terkait: Andi
Category: kategori piutang yang valid

Uang keluar dari akun, tetapi nilainya menjadi piutang yang masih harus diterima kembali. Identitas pihak terkait diperlukan agar pelunasannya dapat dicocokkan.

Pelunasan piutang

Rule ini digunakan ketika pihak terkait mengembalikan uang dari transaksi piutang sebelumnya.

Andi bayar utang 500.000 ke BCA

Hermes perlu mencari transaksi piutang asal. Jika hanya ada satu kecocokan, draf dapat menggunakan:

Cashflow: Pelunasan piutang
Amount: 500.000
To Account: BCA
Kategori: mengikuti piutang asal
Referensi: transaksi piutang Andi

Pelunasan piutang bukan income baru. Jika transaksi asal tidak ditemukan atau ada beberapa kandidat, Hermes harus meminta klarifikasi.

Contoh draf transaksi Spending

Screenshot menunjukkan tiga transaksi pada rule Spending:

Total draf adalah Rp37.000. Spreadsheet belum berubah dan Hermes menunggu balasan konfirmasi.

Contoh ini memperlihatkan bahwa rule yang sama tetap dapat memakai akun asal yang berbeda untuk setiap transaksi.

Isi draf untuk setiap rule

Draf perlu menampilkan field yang menentukan perilaku rule.

Selain field rule, setiap draf perlu menampilkan tanggal, deskripsi, jumlah transaksi, total nominal, dan baris tujuan.

Konfirmasi hanya berlaku untuk draf yang sedang ditampilkan. Jika salah satu field berubah, Hermes perlu membuat draf baru dan meminta konfirmasi ulang.

Penulisan dan verifikasi

Setelah konfirmasi, tool spreadsheet menulis data yang sama dengan draf. Setiap transaksi ditempatkan pada baris tujuan yang sudah direncanakan.

Respons API yang sukses belum cukup. Hermes membaca kembali baris tersebut dan membandingkan:

• tanggal;
• deskripsi;
• nominal;
• rule arus kas;
• kategori;
• akun asal dan tujuan;
• referensi piutang jika ada.

Jika satu transaksi gagal, hasil keseluruhan dilaporkan sebagai parsial. Hermes tidak boleh mengubah dua baris yang berhasil menjadi klaim bahwa seluruh batch sudah selesai.

Peran komponen Hermes

Merender diagram...

Skill keuangan mengatur pemilihan rule, field yang wajib, dan lifecycle konfirmasi. Tool spreadsheet menangani akses data. Sesi Hermes menghubungkan pesan awal, draf, persetujuan, dan hasil verifikasi.

Kredensial dan spreadsheet ID tetap berada di konfigurasi Hermes atau penyimpanan rahasia, bukan di artikel, repository, atau isi konfirmasi.

Prinsip utama

Pencatatan yang baik tidak berhenti pada kemampuan mengubah pesan menjadi satu baris spreadsheet. Hermes perlu memilih rule yang tepat, memperlihatkan arah uang, meminta persetujuan atas field yang relevan, lalu memverifikasi hasil penulisan.

Lima rule tersebut menjaga perbedaan antara uang keluar, uang masuk, perpindahan saldo, pembentukan piutang, dan pelunasan piutang. Tanpa pemisahan itu, laporan keuangan dapat terlihat benar secara angka tetapi salah secara makna.